Wie Sie Prokrastination überwinden, wenn eine Aufgabe zu groß wirkt

Auf Ihrer Liste steht seit drei Wochen derselbe Punkt. Der Social-Media-Auftritt für die Firma. Der Aufbau der neuen Filiale. Das Angebot für den Kunden, der am Telefon zurückhaltend und zugleich fordernd war. Jeden Morgen sehen Sie den Punkt, und jeden Morgen machen Sie erst etwas anderes.

Dabei arbeiten Sie diszipliniert. Sie erledigen zwanzig andere Dinge am Tag, nur diesen einen Punkt eben nicht. Der Grund dafür steckt in der Größe der Aufgabe, die vor Ihnen liegt.

Warum Sie große Aufgaben aufschieben, obwohl Sie diszipliniert arbeiten

Manche Aufgaben sind so riesig, dass wir sie erst gar nicht angehen wollen. Sie schauen auf den Punkt „Neue Filiale in Shanghai aufbauen“ und spüren etwas Mulmiges. Ihr Kopf findet keinen Anfang, weil es keinen sichtbaren Anfang gibt. Also greifen Sie zu der Mail, die in vier Minuten erledigt ist.

Eine Aufgabe, die als ein einziger Brocken vor Ihnen liegt, hat keinen Griff. Sie können sie nicht anfassen. Und was man nicht anfassen kann, schiebt man weiter.

Seneca hat diesen Kreislauf beschrieben:

Nicht weil es schwer ist, tun wir es nicht; sondern weil wir es nicht tun, ist es schwer.

Jeder Tag, an dem Sie das Vorhaben nicht anrühren, macht es in Ihrem Kopf größer. Nach drei Wochen ist aus dem Projekt ein Monster geworden, das Sie beim Blick in die Liste jedes Mal kurz zusammenzucken lässt. Die Aufgabe selbst ist dieselbe geblieben. Gewachsen ist nur Ihre Vorstellung von ihr. Deshalb hilft es nicht, sich mehr Disziplin zu verordnen. Es hilft, die Aufgabe anders zuzuschneiden.

Warum ausgerechnet die wichtigsten Aufgaben liegen bleiben

Das Gemeine an diesen Mammut-Aufgaben ist: Sie sind meist genau die, die für Ihren langfristigen Erfolg zählen. Was Sie mühelos abarbeiten, bringt Ihnen in der Regel wenig. Was Sie meiden, bringt viel.

Je unangenehmer die Aufgabe, desto mehr bringt sie für gewöhnlich ein. Nehmen Sie zwei E-Mails. Die eine geht an einen Kollegen, ist in fünf Minuten getippt und fühlt sich nach Erledigung an. Die andere ist ein maßgeschneidertes Angebot an einen potenziellen Kunden, der am Telefon zurückhaltend, aber fordernd war. Für diese Mail müssen Sie nachdenken, formulieren, womöglich jemanden fragen. Uns allen ist klar, welche der beiden am Ende Geld einbringt.

So sieht ein typischer Arbeitstag aus: viele kleine Erledigungen, Mails an Kollegen, kurze Abstimmungen, und der eine große Punkt bleibt unberührt. Am Abend eines solchen Tages haben Sie das Gefühl, viel geschafft zu haben. Zwanzig Haken auf der Liste. Der eine Punkt, der Ihre Abteilung weitergebracht hätte, steht immer noch da. So entsteht ein Arbeitsjahr, in dem Sie permanent beschäftigt sind und trotzdem nicht vorankommen.

Was für die beiden E-Mails gilt, gilt für Ihre ganze Liste: Die Punkte, vor denen Sie zurückschrecken, verlangen Denkarbeit und bringen deshalb meist auch den größten Ertrag. Statt sie zu umgehen, lohnt es sich, sie anzugehen.

Die Salami-Technik: große Aufgaben in Scheiben schneiden

Eine große Aufgabe lässt sich gedanklich in kleine Scheiben schneiden, und genau das meint die Salami-Technik: erst in große Teilschritte, diese dann in kleine Teilschritte. Sie arbeiten Scheibe für Scheibe, statt den ganzen Brocken auf einmal anzugehen.

Entscheidend sind die zwei Ebenen. Viele Führungskräfte bleiben bei der ersten stehen und notieren drei grobe Blöcke, die immer noch viel zu groß sind. „Konzept erstellen“ ist kein Teilschritt, das ist ein zweites Monster.

Nehmen wir den Social-Media-Auftritt für die Firma. Die großen Teilschritte könnten lauten: Ziele festlegen, Kanäle auswählen, Inhalte planen, Verantwortlichkeiten klären. Jetzt kommt die zweite Ebene. Aus „Kanäle auswählen“ wird: aufschreiben, welche Kanäle unsere Kunden nutzen. Zwei Wettbewerber ansehen. Eine halbe Stunde mit dem Marketing sprechen. Plötzlich stehen da Dinge, die Sie heute Nachmittag tun können.

Das Gleiche funktioniert bei der neuen Filiale. Aus dem Brocken „Filiale in Shanghai aufbauen“ werden große Teilschritte wie Standort klären, Personal finden, Genehmigungen prüfen. Und aus „Standort klären“ wird die kleine Scheibe: eine Liste der drei Stadtteile notieren, die überhaupt infrage kommen.

Das Vorhaben als Ganzes bleibt groß. Aber Sie starren es nicht mehr an, sondern haben eine Liste vor sich. Sobald jede Scheibe einzeln benannt ist, können Sie auch entscheiden, welche davon bei Ihnen bleibt und welche Sie besser an einen Mitarbeiter abgeben.

So schneiden Sie, bis das Zaudern aufhört

Bleibt die Frage, wie klein die Scheiben sein müssen. Die Antwort ist angenehm klar: so klein, bis es kein Zaudern mehr gibt. Das ist Ihr Prüfstein. Lesen Sie den ersten, kleinsten Teilschritt auf Ihrer Liste und achten Sie auf Ihre Reaktion. Zögern Sie noch, ist die Scheibe zu dick. Dann schneiden Sie weiter. Dieses Abbruchkriterium, so kleine Scheiben zu schneiden, bis kein Zaudern mehr bleibt, stammt aus meinem Buch.

Nehmen Sie ein Blatt Papier und schreiben Sie die aufgeschobene Aufgabe oben drauf. Darunter notieren Sie die großen Teilschritte. Dann nehmen Sie den ersten davon und zerlegen ihn weiter, bis der erste, kleinste Teilschritt so klein ist, dass Sie ihn ohne Zögern sofort beginnen können. Und dann beginnen Sie ihn.

Beim Angebot für den fordernden Kunden heißt die erste Scheibe nicht „Angebot schreiben“. Sie heißt: die Punkte notieren, die der Kunde am Telefon genannt hat. Das dauert zehn Minuten und verlangt keine Entscheidung. Zögern Sie selbst dabei noch, schneiden Sie die Scheibe erneut: die Notizen vom Telefonat heraussuchen und auf den Schreibtisch legen. Danach sind Sie drin, und der nächste Schritt fällt leichter. Die zweite Scheibe könnte sein, ein altes Angebot herauszusuchen, das als Vorlage taugt. Auch das kostet Sie wenig und bringt Sie dem fertigen Text näher.

Sie brauchen keinen perfekten Projektplan, Sie brauchen die erste Scheibe. Fangen Sie damit bei dem Vorhaben an, das seit drei Wochen auf Ihrer Liste steht.